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Fünf Tipps für eine erfolgreiche Digitalisierung

Auf dem Himalaya gibt es 4G, beim Bäcker ums Eck nicht. Das lässt, wenn es um Digitalisierung geht, am Fortschrittswillen Deutschlands zweifeln. 

Dabei sind doch angeblich alle begierig darauf, den Fortschritt voran zu treiben und nicht mehr zu digitalen Eckenhockern zu gehören. Allen voran die Bunderegierung, die in ihrem Koalitionsvertrag den flächendeckenden Ausbau mit Gigabit-Netzen bis 2025 ausrief. (https://www.faz.net/aktuell/politik/inland/digitalisierung-darum-liegt-deutschland-im-eu-vergleich-hinten-15480625.html) Stand heute ist davon nicht viel zu erleben. Schon die flächendeckende Versorgung mit Breitbandanschlüssen im niedrigen Megabit-Bereich scheint nicht möglich. Bei höheren Geschwindigkeiten ist jeder vierte Haushalt „unterversorgt“. Besonders betroffen sind nach wie vor ländliche Regionen. 

Damit gehört Deutschland im internationalen Vergleich weiterhin zu den Schlusslichtern. 

Wenn die Technologie schon nicht gegeben ist, wie steht es dann um den Willen zur Digitalisierung? Wider erwartend gut, trotz aller Hürden. Hier kommt den meisten Unternehmen die relativ gute Netzabdeckung in städtischen Gebieten zu Gute. 

Die Trendstudie „Unterwegs zu digitalen Welten“ von Tata Consultancy Services (TCS) und Bitkom Research aus dem Jahr 2018 kommt sogar zum dem Schluss, dass in Deutschland drei von vier Unternehmen ab 100 Mitarbeitern die Digitalisierung positiv sehen. (https://downloads.studie-digitalisierung.de/2018/de/Trendstudie_TCS_2018_Bericht_DE.pdf) 

Im Vergleich zum Vorjahr ist dieser Wert um zwei Prozentpunkte angestiegen. Die Aufgeschlossenheit zum Thema Digitalisierung zeigt sich dabei in vielen Bereichen. Neben dem Einsatz neuer Technologien wandeln sich auch interne Abläufe und Prozesse, neue Arbeitsmethoden werden genutzt und auch innovative Produkte und Services eingeführt. Wohl am deutlichsten zeigt sich der Wandel daran, dass fast die Hälfte der Unternehmen auf Changemanagementmethoden oder die Anstellung eines CDO (Chief Digital Officers) bzw. der Einrichtung einer Digital Einheit (29%) setzt. Hier ist im Vergleich zum Vorjahr immerhin ein Plus von 9 Prozentpunkten zu verzeichnen. 

Diese Aufgeschlossenheit zeigt sich auch im Gesamtindexwert. Mit 67,6 Punkten liegt dieser für Deutschland rund fünf Punkte über dem von 2017. Fortschritte hat es demnach vor allem beim digitalen Angebot von kommunalen Verwaltungen und im Bereich Wirtschaft und Forschung 

gegeben. (https://www.bundesregierung.de/breg-de/themen/digitalisierung/so-digital-ist-deutschland-1588792) 

Deutschland ist also auf einem guten Weg – wenn man von dem eher mittelmäßigen Netzausbau absieht. 

Damit auch Sie in Zukunft die Digitalisierung in Ihr Unternehmen tragen können, möchten wir Ihnen im Folgenden fünf Tipps geben. 

 

1. Der Wandel fängt im Kopf an 

 

Digitalisierung fängt nicht mit der Anschaffung neuer Geräte und Technik an. 
Sie fängt im Kopf an – und zwar im Kopf der Entscheider und Manager.
Wenn Hans Meyer aus der Produktion oder Herr Schmidt aus dem Vertrieb gerne die digitale Kommunikation vorantreiben möchten, dann ist das löblich und steckt mit Sicherheit auch einige Kollegen an. Aber es wird wahrscheinlich kaum dazu führen, dass sich Prozesse oder Methoden im Unternehmen ändern, sofern Meyer und Schmidt nicht auch die Geschäftsleitung überzeugen. 

Ist das Management auch aktiv, heißt es Umdenken, informieren, Know-how sammeln und auf die eigene Situation übertragen. Denn auch wenn es viele innovative Tools und Methoden gibt, die die Digitalisierung bereithält, nicht jedes ist für jeden geeignet. In kleineren Unternehmen kann dies innerhalb eines internen Workshops geschehen. Bei größeren Unternehmen kann es ratsam sein, einen externen Berater hinzuzuziehen. Dieser analysiert die aktuelle Kommunikationsinfrastruktur, erarbeitet gemeinsam mit einem Team aus verschiedenen Bereichen, welche Anforderungen an das „neue Arbeiten“ gestellt werden und entwickelt anhand dieser Angaben ein Konzept für die Digitalisierung. 

Steht einmal der Fahrplan, heißt es, diesen ins Unternehmen zu tragen und offen für die Veränderung zu sein. Denn nur wer sich traut, kommt weiter. Dies kann durch die Geschäftsleitung selbst angestoßen werden oder Sie stellen Sie ein Digitalteam zusammen. Achten Sie dabei darauf, dass die Mitglieder aus möglichst unterschiedlichen Bereichen und Hierarchieebenen Ihres Unternehmens kommen. 

 

2. Neues wagen 

 

Alles Denken ist also umsonst, wenn es nicht umgesetzt wird. Hierzu braucht es gute Planung und auch Mut. Als Entscheider ist es Ihre Aufgabe, Mitarbeiter und Kollegen zu überzeugen und den Plan 

auch in die Tat umzusetzen. Entscheiden Sie, womit Sie anfangen. Überfallen Sie nicht gleich alle Abteilungen damit, alle Kommunikationswerkzeuge umzustellen und eine Fülle an Kollaborationstools einzusetzen. Suchen Sie sich zunächst einen Teilbereich aus und planen Sie die Einführung, wie Sie es auch bei jedem anderen Projekt machen. Je nach Größe des Unternehmens ist es sinnvoll eine Pilotgruppe auszuwählen und diese zunächst das Tool oder die Methode testen zu lassen, ehe der Rollout in das gesamte Unternehmen beginnt. 

Sie werden wahrscheinlich die Erfahrung machen müssen, dass es immer wieder „Never change a running system“ – Kollegen gibt, die Änderungen sehr skeptisch gegenüberstehen. Nutzen Sie die Motivation der anderen Mitarbeiter und Ihren Enthusiasmus, um diese langfristig zu überzeugen. 

 

3. Technik optimal einsetzen 

 

Skeptiker werden Sie nicht gleich überzeugen können, aber langfristig holen Sie auch diese ins Boot, wenn Sie Ihnen zeigen, wie viel Zeit und Aufwand sich mit der richtigen Technik einsparen lässt. 

Nehmen Sie die leidlichen Meetings als Beispiel. Wieviel Zeit verbringen Sie im Auto oder auch in der Bahn, um zu Meetings zu fahren. Und sind Sie einmal angekommen sehen viele Mitarbeiter dieses Zusammensein als verschwendete Zeit an. 

Eine Studie im Auftrag von Sharp Electronics unter 8.044 Büroangestellten in KMUs in Deutschland zieht hier eine deutliche aber ernüchternder Bilanz: 16,5 Stunden pro Monat verbringen wir in Meetings, die als langweilig und ineffektiv empfunden werden. 

Acht von zehn Arbeitnehmern gaben an, dass sie an ihrem Arbeitsplatz deutlich produktiver seien. Mehr als die Hälfte der Teilnehmenden sagte, dass ihre Meetings meist nicht zu klaren Ergebnissen führten (55 %) und überdies langweilig seien (54 %). 

Zu erklären sind diese Ergebnisse vor allem durch einen Mangel an Vielfalt und Flexibilität. Denn die meisten Besprechungen laufen nach dem gleichen Schema ab und vielfach sind auch keine geeigneten Räumlichkeiten verfügbar, die andere Besprechungsformate unterstützen. 

Oftmals ist zudem die Ausstattung in den Meetingräumen veraltet. Nur knapp jeder Fünfte (21 %) nutzt moderne Whiteboards zum Informationsaustausch. 

Von optimal eingesetzter Technik oder neuen Arbeitsmethoden kann in vielen Unternehmen also nicht die Rede sein. 

Nutzen Sie also die Gelegenheit und werden Sie zum digitalen Vorreiter. Statt des hundertsten langweiligen Meetings setzen Sie eine Videokonferenz an und ermöglichen Sie es Ihren Mitarbeitern 

auch per Videochat und anderen Kollaborations-Werkzeugen zu arbeiten. Sie werden sehen, die Produktivität wird mit der Motivation der Mitarbeiter deutlich ansteigen. 

 

4. Stellen Sie den Kunden in den Vordergrund 

 

Nicht nur die Mitarbeiter sind im Themenfeld Digitalisierung wichtig. 

Ein Erfolgsfaktor, der nicht unterschätzt werde darf, ist der Kunde. Bei allen Bemühungen, Ihre Kollegen und Mitarbeiter von der Digitalisierungsarbeit zu überzeugen, dürfen Sie ihn nicht aus den Augen verlieren. Im Gegenteil, stellen Sie den Kunden in den Vordergrund. 

Es ist eine große Stärke des deutschen Mittelstandes, dass er die Nähe zum Kunden pflegt. Diesen Vorteil gilt es zu nutzen und das vorhandene Netzwerk in die Digitalisierungsbemühungen zu integrieren. Wo stehen Sie, wo stehen Ihre Kunden und wie können Sie beide von der Digitalisierung profitieren? 

Die Evaluierung von Supportanfragen oder auch Beschwerden, so wenige es auch hoffentlich sein mögen, kann hier hilfreich sein. Was wünschen sich die Kunden? Einen Support-Chat, schnellere Beantwortung der E-Mails oder persönlichere Ansprache? Schon eine kurze Umfrage nach einem Telefonat kann hier Antworten geben. Für die meisten Wünsche der Kunden braucht es vielleicht keine komplette Planung und Umsetzung des Customer Journey, sondern nur die Ausnutzung der schon vorhandenen technischen Möglichkeiten. Langfristig gilt es jedoch zu überdenken und auch zu planen, wie man die neu gewonnenen digitalen Möglichkeiten und Tools zur Optimierung der Customer Experimente optimal einsetzen kann. 

 

5. Leben, nicht Reden 

 

Kollegen überzeugen, Technik richtig einsetzen und den Kunden einbeziehen, das ist sicher wichtig und bildet die Grundpfeiler einer erfolgreich umgesetzten Digital-Strategie. Seine komplette Arbeitsweise allerdings umzustellen und die Digitalisierung auch wirklich zu leben, das ist die Königsdisziplin. 

Weg von Stundenzählen und 9-to-5 hin zu ergebnisorientiertem Arbeiten und Arbeitsumgebungen, die auch wirkliche Produktivität zulassen. Das neue Arbeiten oder auch Arbeiten 4.0 etabliert sich immer mehr und mit ihm verschiedene neue Arbeitsmethoden. In einer digitalen Welt sollte es obsolet sein, jeden Tag acht oder mehr Stunden an seinem Schreibtisch zu sitzen. Viele Unternehmen haben das bereits erkannt und bieten ihren Mitarbeitern an, mobil zu arbeiten oder auch teilweise im Homeoffice. Im Büro haben triste Großraumbüros ausgedient und wurden ersetzt durch verschiedene Arbeitsbereiche, die je nach Ausstattung unterschiedliche Aktivitäten und zulassen. Da 

gibt es Meeting-Zonen und Huddle-Rooms für Videomeetings. Kleine Räume für das ungestörte Telefonieren, Zonen zum Relaxen und für einen kurzen Schnack an Kaffee. 

Für welchen Ansatz Sie sich auch entscheiden – den großen Rundumschlag oder auch zunächst einmal die Umsetzung eines kleinen Teilprojekt: Nehmen Sie die Hürden wahr, die Sie vielleicht vorfinden, und überwinden Sie sich. Suchen Sie sich Mitarbeiter innerhalb Ihres Unternehmens oder auch externe Berater, die Ihnen zur Seite stehen und mit Ihnen die Digitalisierung in Ihr Unternehmen tragen möchten. 

 

Ein Beitrag der AYOKA GmbH & Co. KG

05.09.2019